Typisk HK’ere og DJØF’er tager til dusinvis af konferencer hvert år med større eller mindre lyst. For er man i en branche hvor vidensdeling og og netværking er i højsædet kommer man ikke udenom de obligatoriske konferencer.

Så er du virksomhedsejer i en sådan branche i området omkring Randers og Århus bør du læse med her. For der er en del punkter, som skal overholdes såfremt det skal blive en succesfuld konference. Først og fremmest er valget af konferencecenter vitalt for konferencens succes. Området skal være tiltalende, lyst, gerne afsidesliggende men stadig med gode transport muligheder.

Dernæst skal selve konferencelokalerne ligeledes være rummelige, lyse og have det A/V udstyr som deltagerne har brug for. Det kan være du skal afholde en konference hvor deltagerne bliver delt i mindre grupper bagefter, og derfor har behov for ekstra lokaler.

Maden skal være lækker

I dag har de fleste en forventning om at konferencecenters mad er tiltalende og nogle mener sågar også det skal være sundt. Dette giver køkkenet eller catering firmaet en del udfordringer, men sørg for at disse forhold er på plads, da alternativet er at deltagerne bliver skuffet og ender op med at være sultne og uoplagte efter frokost, hvilket vil gøre det til mindre af en succes.

Hav styr på programmet for konferencen

Planlæg dagen nøje. Endnu vigtigere sørg for at planlægge for eventualiteter såsom en sygemelding, forsinkelse, eller at et indlæg trækker ud. For på dagen vil intet gå som planlagt og så er det rart der er en plan B eller Plan C så man kan læne sig op af i stedet for at gå i panik når en af oplægsholderne ringer 40 minutter før de skal på og siger de er syge, eller ringer og siger de først kommer 1 time senere grundet en ulykke på Storebæltsbroen.

Så planlægning et godt konferencecenter og et godt måltid så er du næsten sikker på succes.